Industrie
Enterprise Excellence

What The Flow (WTF)?

Hoe als organisatie zorgen dat je een goede tijd kan neerzetten?
Lotte Van Meirvenne

What The Flow (WTF)?

Loopt het?

In Gent is er jaarlijks de Midwinternachtrun. Möbius is een trouwe deelnemer aan dit event. Het is een populair event dus een grote massa die samen door de stad probeert te navigeren. Mijn collega Peter liep al lang en begreep duidelijk het belang van flow. Terwijl wij braaf aansloten achteraan de rij besloot Peter subtiel stretchend vooraan de rij aan te sluiten.

Als je reeds hebt deelgenomen aan een dergelijk event in een stad, weet je dat lopen op verschillende locaties van het parcours niet evident is. Iedereen start tegelijk, je komt aan een brugje of een versmalling van een straat en je valt stil. De massa moet over de brug of door de versmalling maar kan dit natuurlijk niet tegelijk en dit creëert wachttijd. Peter liep vooraan en ondervond dit probleem niet. En hoewel hij daardoor niet tot Mister Sympatiek uitgeroepen werd, zette hij wel een véél betere tijd neer dan wij (en dit is niet alleen omdat hij een snellere loper is).

Je krijgt hetzelfde effect als je een gigantische batch van producten of klanten door een proces laat lopen. Je creëert grotere wachttijden aan de bottlenecks, aan die delen van het ‘parcours’ die meer tijd vragen.

Hoe als organisatie zorgen dat je een goede tijd kan neerzetten?

1.       Waardevol parcours opbouwen: Loop eens mee met jouw product of klant door het proces, hoe lang duurt elke stap, waar wordt er tijd verloren, waar moet het product of de klant wachten? Is elke stap waardetoevoegend? – Tools die je hierbij kan gebruiken zijn een travel sheet of value stream mapping.  Zo konden we voor een gemeente de doorlooptijd van een bouwaanvraag van 6 weken naar 4 weken kunnen terugbrengen door een ‘kritische analyse van het kritisch pad’.

2.       Omleidingen wegwerken: Als je meeloopt, is dit dan een logisch pad of is er veel “verloren” afgelegde weg door het product, klant en resources? Tools die je hiervoor kan gebruiken zijn spaghettidiagram en 5S. Bij de onderhoudsafdeling van een ziekenhuis kon de tijd die nodig was om een functionele opslagruimte schoon te maken tot de helft gereduceerd worden door onnodige bewegingen te reduceren via de 5S techniek.

3.       Struikelblokken wegwerken: Waar zijn er kwaliteitsproblemen die voor herwerk zorgen? Kan je iets wijzigen in de processtap waardoor de kwaliteitsproblemen vermeden kunnen worden? Kan je het proces meer Poka Yoké (Mistake proof) maken? Denk aan de simkaart in jouw gsm, door een simpel hoekje anders te maken is er maar 1 manier mogelijk om de simkaart in de gsm te plaatsen waardoor hier geen fout kan gemaakt worden.

4.       Naar zo’n klein mogelijke waves: Als het op flow aankomt, is de ideale eindbestemming een 1-piece-flow, gezien je niet steeds moet wachten vooraleer de volledige batch klaar is om verder te gaan door het proces. Stel dat je 5 processtappen hebt van elk 1 minuut en je een batch size hebt van 10, dan duurt het 50 minuten alvorens deze 10 producten klaar zijn. Doe je dit in een 1-piece-flow, dan zijn de 10 producten reeds klaar na 14 minuten. Om van een batch size richting een 1-piece-flow te gaan, moeten de setuptimes zoveel mogelijk gereduceerd worden – een gekende tool hiervoor is SMED.

5.       Langzaam opbouwen: Als allerlaatste tip wil ik zeker meegeven dat het niet evident is om dit direct op de volledige schaal van de organisatie te doen. Je start best met dat deel van de organisatie dat het meeste waarde toevoegt voor de klant.

Ik heb flow lang een abstract principe gevonden. Nu ik aan het trainen ben voor een marathon en wel eens vaker meedoe aan een loopevent begrijp ik meer dan ooit het concept en vooral het belang ervan.

Ik daag jou uit om eens te lopen door de processen van jouw organisatie. Ik hoor graag jullie feedback, hoe ‘loopt’ het bij jullie?

Bedankt voor het lezen

Contacteer onze expert

Lotte Van Meirvenne