Fundament en organisatie voor gezamenlijk gegevensmanagementteam

De gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk willen op een structurele manier meer gebruik maken van hun data en starten een samenwerkingsproject om zich gezamenlijk te oriënteren op de mogelijkheden van gegevensmanagement.

Strategische uitdagingen

De exponentiële groei van de digitalisering maakt het mogelijk voor organisaties om hun klanten adequater te bedienen. Data worden gezien als de nieuwe olie. Zo ook voor gemeenten. Zij beschikken immers over een aantal uitgebreide datasets die gebruikt kunnen worden voor betere besluiten en efficiëntere dienstverlening. De gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk willen op een structurele manier meer gebruik maken van hun data en starten een samenwerkingsproject om zich gezamenlijk te oriënteren op de mogelijkheden van gegevensmanagement.

 

Aanpak

Het project is uitgevoerd door een projectteam bestaande uit leidinggevenden en medewerkers van de 3 gemeenten en Möbius consultants. Om de verbinding met de 3 organisaties te leggen, is gestart met een aantal interviews met belanghebbenden. In deze interviews is getoetst welke ervaringen en voorkeuren er zijn m.b.t. samenwerkingsvorm, welke kennis over gegevensmanagement er aanwezig is en in welke mate de urgentie van gegevensmanagement wordt ervaren. De samenwerkingsvormen zijn getoetst  op organisatorische, personeelskundige, informatiekundige, technische en juridische kenmerken. Vervolgens is bepaald welke criteria voor een goede samenwerking het belangrijkst zijn. Op basis van de gekozen samenwerkingscriteria  en de interviews is een samenwerkingsmodel ontworpen met sterke zelf-organiserende elementen. Het zelf-organiserend samenwerkingsmodel (één team voor de 3 gemeenten gezamenlijk georganiseerd) maakt een methodiek en wendbare samenwerking mogelijk die zich gemakkelijk in procesverbetering uit. Daarnaast ondersteunt het model korte lijnen met de rest van de organisaties zodat toepassing van gegevensmanagement binnen de GHO gemeenten vaste vorm krijgt.

Resultaat

Het resultaat is een gedragen adviesplan waarin de volgende onderwerpen beschreven staan:

  • De gekozen samenwerkingsvorm. Vanuit een brede inventarisatie is een samenwerkingsvorm gekozen die aansluit op de wensen en eisen van de organisaties en passend is voor de opgave. Hierbij zijn voor- en nadelen, kosten, risico’s en de consequenties van de gekozen samenwerkingsvormen in kaart gebracht.
  • Een helder beeld van de nut en noodzaak van gegevensmanagement voor de 3 gemeenten. Een visie op de manier waarop gegevensmanagement kan bijdragen aan de organisatiedoelen en draagvlak hiervoor binnen de organisaties.
  • Helder gedefinieerd proces m.b.t. gegevensmanagement met rollen, verantwoordelijkheden en benodigde medewerkers (incl. aantal fte’s).
  • Implementatieadvies met een zelforganiserende organisatiestructuur, processtructuur en concrete planning voor uitvoering.

Bedankt voor het lezen

Delen case