Opstellen visie op dienstverlening en roadmap voor implementatie

In het spanningsveld tussen synergievoordelen enerzijds en ruimte voor couleur locale anderzijds zoekt de BWB naar de balans om haar informatie management en ICT optimaal vorm te geven.

Strategische uitdaging

Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) is de gezamenlijke organisatie voor bedrijfsvoeringstaken van Culemborg, Geldermalsen en Tiel (CGT). De BWB functioneert als ware zij een afdeling van de deelnemende gemeenten en heeft 4 K’s; minder kosten, meer kwaliteit, minder kwetsbaar en  meer kansen voor medewerkers als doelstellingen. Daarnaast wil zij ruimte bieden voor de eigenheid, de couleur locale van deelnemende gemeenten. In dat spanningsveld tussen synergievoordelen enerzijds en ruimte voor couleur locale anderzijds zoekt de BWB naar de balans om haar informatie management en ICT voor de deelnemende gemeenten optimaal vorm te geven. Daarvoor heeft ze nu behoefte aan een visie die de deelnemende gemeenten verbindt en de basis is voor een implementatieplan voor de versterking van haar dienstverlening.

 

Aanpak

Om tot een heldere visie op dienstverlening en aansluitend implementatieplan te komen zijn vooraf fases opgesteld:

  • (Fase 1) Een doordacht startpunt : Door te starten met een analyse van de afzonderlijke visies zijn de verschillen en overeenkomsten van de deelnemende gemeenten in kaart gebracht. Aansluitend namen meerdere workshops de deelnemende gemeenten mee in de te nemen aanpak en is er gezamenlijk gereflecteerd op de samenwerking, aan de hand van het samenwerkingsmodel. Om draagvlak voor de visie te ontwikkelen is de aanpak gevalideerd bij zowel de interne organisatie, als bij de deelnemende gemeenten en zijn de uitkomsten van de analyse intern en extern gedeeld.
  • (Fase 2) Een heldere visie:  Om de nieuwe visie vorm te geven is er inspiratie onttrokken uit relevante landelijke ontwikkelingen en zijn een aantal uitgangspunten opgesteld om het kader van de nieuwe visie vorm te geven. De intensieve samenwerking met de met de medewerkers uit de hele organisatie en deelnemende gemeenten maakte de droom voor de toekomstige dienstverlening en informatie, tot een concrete visie. Daarnaast is de gezamenlijke visie gevalideerd, om draagvlak te creëren bij de deelnemende gemeenten en de interne organisatie.
  • (Fase 3) Een grondige roadmap: De grondige roadmap vormde de ‘hoe’ om de heldere visie en de projecten te laten landen op de werkvloer en is de basis om de visie praktisch te vertalen binnen de organisatie en concrete acties in lijn met de visie aan op te hangen. De gefaseerde, gezamenlijke ontworpen roadmap stimuleert enthousiasme en betrokkenheid binnen de organisatie en van de deelnemenede gemeenten, en realiseert duurzameverankering van de verandering vanuit de ontwikkeling.

 

Resultaat

Het programma leidt tot de volgende resultaten:

  • Eenheldere analyse van de afzonderlijke visies van de deelnemende gemeenten waarin is bepaald waar de overeenkomsten zitten en waar de verschillen. Hieruit voortvloeide een samenwerkingsmodel en een passende communicatiestrategie.
  • De nieuwe visie op dienstverlening is en informatie is een helder, kort, krachtig en richtinggevend statement wat aansprekend is, als concreet handvat dient voor elke medewerker en visueel kan worden uitgedrukt.
  • Een duidelijke implementatieplan op weg naar excellente informatiedienstverlening, waarbinnen de geïdentificeerde projecten op een tijdslijn zijn weergeven. Doormiddel van de kunst van het klein maken is het implementeren van de visie op dienstverlening en informatie ‘opgeknipt’ in kleine, voor alle medewerkers, behapbare stappen.

 

Bedankt voor het lezen

Delen case

Discover more cases