Industrie
Excellence d’entreprise

What The Flow (WTF)?

En tant qu’organisation, comment s’assurer de faire un bon temps ?
Lotte Van Meirvenne

Rien ne sert de courir, il faut partir à point

La Midwinternachtrun est organisée chaque année à Gand et Möbius est un fidèle participant à cet événement. Cette course populaire attire énormément de participants qui essaient de se frayer un chemin à travers la ville. Mon collègue Peter fait de la course à pied depuis longtemps et comprend parfaitement l’importance du flow. Alors que nous étions bien sagement à l’arrière du peloton, Peter décida subtilement de se faufiler à l’avant.

Lorsque vous avez déjà participé à un tel événement en ville, vous savez qu’il n’est pas facile de courir à certains endroits du parcours en raison du nombre de participants. Tout le monde part en même temps et lorsque vous arrivez à un pont ou un rétrécissement, vous devez vous arrêter. Le flux de personnes ne peut pas franchir les obstacles en même temps, ce qui crée un temps d’attente. Peter courait à l’avant et n’a pas rencontré ce problème. Et même si son attitude ne lui a pas valu le titre de Monsieur Sympathique, il a fait un bien meilleur temps que nous (et pas uniquement parce qu’il est un meilleur coureur).

Vous obtenez le même effet si vous devez faire passer un énorme batch de produits ou de clients par un même processus. Vous créez un temps d’attente important au niveau des goulots d’étranglement, ces parties du « parcours » qui nécessitent plus de temps.

En tant qu’organisation, comment s’assurer de faire un bon temps ?

1.       Construire un parcours de qualité : parcourez le processus avec votre produit ou client, combien de temps dure chaque étape, où se situent les pertes de temps, où le produit ou client doit-il attendre ? Chaque étape apporte-t-elle une plus-value ? – Pour vous y aider, utilisez des outils comme une travel sheet ou un value stream mapping. Nous avons ainsi pu réduire le temps de traitement d’une demande de permis d’urbanisme de 6 à 4 semaines grâce à une « analyse critique du trajet critique ».

2.       Supprimer les détours inutiles : si vous effectuez le trajet, suit-il une route logique ou y a-t-il beaucoup de détours inutiles pour le produit, le client et les ressources ? Les outils que vous pouvez utiliser pour cette tâche sont le diagramme spaghetti et la technique 5S. Au sein du service d’entretien d’un hôpital, le temps nécessaire pour nettoyer un entrepôt fonctionnel a été diminué de moitié en réduisant les mouvements inutiles via la technique 5S.

3.       Supprimer les obstacles : où y a-t-il des problèmes de qualité qui nécessitent de refaire le travail ? Pouvez-vous modifier quelque chose dans le processus afin d’éviter les problèmes de qualité ? Pouvez-vous rendre le processus plus Poka Yoké (résistant aux erreurs) ? Pensez à la carte SIM de votre GSM : en modifiant légèrement un des coins, il n’y a qu’une seule manière possible de mettre la carte SIM, ce qui permet d’éviter les erreurs.

4.       Ne pas faire de vagues : lorsqu’il s’agit de flow, l’objectif final est un 1-piece-flow, étant donné que vous ne devez alors pas attendre que le batch entier soit terminé afin de continuer le processus. Imaginez que vous ayez un processus de 5 étapes de chaque fois une minute et que vous ayez 10 produits dans votre batch, il vous faut alors 50 minutes afin que les 10 produits soient terminés. Avec un 1-piece-flow, les 10 produits sont déjà traités après 14 minutes. Afin de tendre vers un 1-piece-flow, le temps de préparation doit être réduit au maximum – un outil bien connu pour y parvenir est SMED.

5.       Progresser petit à petit : en guise de dernier conseil, je tiens à préciser qu’il n’est pas évident de faire ceci directement à l’échelle de toute l’entreprise. Il est préférable de commencer avec la partie de l’organisation qui offrira le plus de valeur ajoutée pour le client.

Pendant longtemps, j’ai considéré le flow comme un principe abstrait. Maintenant que je m’entraîne pour un marathon et que je participe de plus en plus souvent à des joggings, je comprends plus que jamais le concept et son importance.

Je vous invite à analyser les processus de votre organisation sous ce nouvel angle. J’attends votre feed-back avec impatience.

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Lotte Van Meirvenne