Secteur public
Capital humain et Organisation Excellence d’entreprise

Ville et CPAS de Hal

Plan de collaboration et d’intégration

Strategic Challenge

La Ville et le CPAS de Hal souhaitent consolider à l’avenir la collaboration entre leurs deux administrations. Möbius a été sollicitée dans cette optique, afin de proposer un soutien dans le cadre des défis suivants :

  1. Étude des possibilités de collaboration : Exploration des possibilités de collaboration plus structurelle et détermination de la forme la plus appropriée de collaboration pour les deux administrations.
  2. Concrétisation de la forme de collaboration souhaitée : Détermination d’un niveau d’ambition commun et de « règles du jeu » claires pour la collaboration souhaitée.
  3. Conception de la nouvelle forme organisationnelle : Conception d’une forme organisationnelle adaptée à la ou aux organisation(s), dans l’optique de la forme de collaboration souhaitée.
  4. Création d’une base d’adhésion au changement liée à la forme de collaboration souhaitée auprès des parties prenantes concernées (dirigeants, collaborateurs et représentants politiques au sein des deux organisations).

Approach

Lors du lancement du projet, un vaste sondage individuel des dirigeants et des principaux intervenants politiques des deux organisations fut organisé. L’analyse a révélé qu’il existait, aussi bien au niveau de la Ville que du CPAS, une large base d’adhésion au changement afin d’ancrer la collaboration au sein d’une seule et même organisation intégrée.

Lors de toutes les étapes ultérieures du projet, on a systématiquement cherché à obtenir un mélange de formes d’interaction et d’implication. On a pour cela fait appel à diverses méthodes de travail : sessions de brainstorming avec les secrétaires, ateliers réunissant l’ensemble du management, entretiens bilatéraux, réunions d’information, moments d’approbation formels, etc.

Le rôle de Möbius consistait à faciliter ce projet et à partager de bonnes pratiques issues de notre expertise en matière de projets similaires menés auprès d’autres administrations locales. Afin de promouvoir la réflexion « out-of-the-box » à Hal, une journée d’inspiration dans une autre administration locale a également été organisée.

Result

Les choix stratégiques et les résultats de ce projet ont été rassemblés dans le cadre d’un plan (un document de vision commun) faisant office d’engagement et d’accord de collaboration entre les deux administrations. Ce plan sera systématiquement élargi et il s’agira aussi d’un point de repère pour enregistrer des avancées concrètes sans pour autant perdre la « marge de manœuvre » permettant d’aboutir, chemin faisant, à de nouvelles visions.

Les résultats palpables suivants ont été enregistrés :

  • Un inventaire intégral et une analyse du fonctionnement et des processus actuels des deux administrations
  • Un plan d’implémentation comprenant des actions en matière de collaboration à court terme (« quick wins »).
  • Un niveau d’ambition clairement défini (en termes d’objectif, de volume, de rapidité du changement), des principes de base clairs en vue de la poursuite de la collaboration, l’inventaire des avantages potentiels pour le client / le collaborateur / l’organisation.
  • Une vision commune de la nouvelle forme d’organisation, les principes de management, le clustering ascendant de processus-clés cohérents et un nouvel organigramme de l’organisation intégrée. Des managers de transition internes ont été nommés pour poursuivre l’intégration des nouveaux départements dans l’organigramme.
  • Un changement de culture dans la relation interne entre les deux organisations, afin d’évoluer vers un environnement où les personnes apprennent à mieux se connaître, à s’apprécier, à collaborer et à s’enthousiasmer pour le changement positif.
  • L’évolution vers une organisation possédant la force intrinsèque lui permettant d’évoluer progressivement dans le cadre de ce changement et d’en récolter elle-même les fruits.

La collaboration avec Möbius se déroule parfaitement. La qualité du travail fourni est excellente, la communication est fluide, le calendrier est respecté et l’approche professionnelle génère des solutions taillées sur mesure pour l’organisation.

Sonia Christiaens, Secrétaire communale de la ville de Hal

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