Secteur public
Excellence d’entreprise

Travailler de manière efficace : créez votre distributeur automatique de coca idéal

La vidéo de Coca Cola me permet d’expliquer clairement aux collaborateurs d’une commune ce qu’implique le travail efficace.
Niels Van Gunst

La publicité de Coca Cola mettant en scène un distributeur automatique qui prend vie a malheureusement déjà disparu de nos petits écrans. On y voit des petits personnages s’activer dès que le client glisse sa pièce de monnaie dans l’appareil. Chacun doit mener à bien une tâche en particulier, dans une parfaite synchronisation et une ambiance ô combien pétillante. Résultat : le consommateur obtient le produit souhaité. Cette pub exprime l’essence même du travail efficace. Mais comment, en tant que commune, pouvez-vous créer votre propre distributeur de coca idéal ? 

Chaque fois que je donne un atelier sur le travail efficace, j’utilise la vidéo de Coca Cola. Elle me permet d’expliquer clairement aux collaborateurs d’une commune ce qu’implique le travail efficace. Des collaborateurs qui ne conçoivent parfois pas que cette méthode vise vraiment tous les processus de leur organisation. Depuis un passage au guichet jusqu’au traitement administratif dans la salle du courrier.

Lorsque je demande en préambule aux participants des ateliers ce qu’ils comprennent par « travail efficace », j’obtiens souvent des réponses très diverses : implémenter un système efficace, améliorer la prestation de service, numériser des documents, aménager les équipements opérationnels de manière plus efficiente, mettre en œuvre un travail orienté sur les processus, améliorer la transmission d’informations, etc. En réalité, ce sont tous des composants du travail efficace.

Möbius considère donc que le travail efficace va bien au-delà d’une implémentation technique. Il s’agit d’un trajet de transformation à l’échelle de l’ensemble de l’organisation. Des changements dans les processus mais aussi dans la structure, l’attitude et le comportement. Un système informatique efficace n’y joue qu’un rôle facilitateur.

Revenons-en au distributeur automatique de coca. Comment faire en sorte que tous les personnages sachent ce qu’ils doivent mener à bien dans le distributeur ? Et qu’elles coordonnent leurs tâches et collaborent de manière optimale ? Et qu’aucun radar ne reste silencieux ? Et comment continuer à satisfaire les attentes du client ? L’expérience de Möbius nous enseigne qu’il y a 5 facteurs de succès :

  1. Commencez par une vision claire : Déterminez ce que le travail efficace implique pour votre commune. Une vision claire est d’une valeur inestimable. Consacrez-y donc le temps nécessaire. Veillez à ce que tout le monde regarde dans la même direction et que les dirigeants expriment leur engagement à l’égard du travail efficace.
  2. Mettez sur pied un programme intégral : Analysez la situation actuelle dans l’organisation et déterminez les initiatives en cours qui peuvent s’inscrire dans cette ambition d’un travail plus efficace. Sur cette base, mettez sur pied un programme assurant une bonne cohérence de l’ensemble des initiatives.
  3. Améliorez d’abord les processus : N’introduisez pas directement les processus existants dans le nouveau système efficace mais optimisez-les d’abord, par exemple avec la méthodologie Lean. Examinez ensuite ce qui est primordial pour le client et aménagez le processus d’une manière permettant de le satisfaire de manière efficiente.
  4. Procédez par étapes : Faites en sorte que la matière soit digeste et agissez de manière ciblée. Optimisez chaque processus afin que le changement soit progressif. Pour que les collaborateurs puissent le mettre en pratique plus facilement.
  5. Fêtez les succès avec les collaborateurs : N’oubliez pas : les collaborateurs sont les experts dans leur domaine. Associez-les donc tout au long du processus. Ils se sentiront ainsi valorisés et impliqués. Et leur enthousiasme sera contagieux. D’autres collègues y adhèreront. Le succès se diffusera rapidement.

Vous voulez en savoir plus sur la manière de mettre en œuvre un travail efficace ? N’hésitez pas à nous contacter.

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Niels Van Gunst