Capital humain et Organisation

SOS mailbox overload!

Une étude révèle que 80 % de nos interruptions sont triviales. En d’autres termes, 20 % sont peut-être importantes, tandis que les autres auraient pu être négligées.
Veerle Valaert

Qui n’a jamais été confronté à une surabondance d’e-mails? D’après diverses sources, une grande majorité d’entre nous dort avec son smartphone à portée de main. J’en fais partie. Je sais pertinemment bien que ce n’est pas bon: la lumière bleue m’empêche de dormir, la luminosité de l’écran agresse mes yeux. Et pourtant… Cela me donne un sentiment étrange de sécurité, de confort. Je ne saurais le définir exactement. C’est comme si je devais rester alerte de jour comme de nuit, pouvoir me réveiller directement. Mais comment était-ce avant?

À peine sortis du lit, nous sommes nombreux, moi y compris, à consulter les sites d’actualités, à jeter un œil à notre messagerie, à parcourir les tweets de la veille et à survoler notre agenda de la journée.

Les clients pour lesquels je travaille sont des autorités locales, des villes et communes, et il y aura toujours un article les concernant dans les actualités ou sur les médias sociaux. Je reçois aussi des notifications, étant donné mes choix de configuration.

Une surcharge d’informations, de stimuli… qui me fatigue parfois. Alors que je me résous chaque soir à me déconnecter totalement, cette belle intention ne tient pas jusqu’au lendemain. Et l’histoire se répète.

Je ne suis pas la seule.
C’est un comportement parfaitement humain.
Et y résister demande énormément de discipline.

D’ailleurs, nous ne devons pas toujours y résister. Un appel urgent, un collègue qui a besoin d’aide. Un e-mail qu’on vient de voir arriver. Parfois, je suis contente de ne pas les manquer. Une étude révèle que 80 % de nos interruptions sont triviales. En d’autres termes, 20 % sont peut-être importantes, tandis que les autres auraient pu être négligées. Au lieu de cela, elles ont perturbé notre concentration.

Nos formations sur l’organisation personnelle du travail sont riches en enseignements, tant pour les formateurs que pour les participants. J’ai souvent entendu dire : « ça s’est révélé bien pratique pour moi », ou « ça serait bien utile pour mon partenaire/patron/collègue ».

Nous savons bien nous débrouiller sur Word, Excel ou PowerPoint.
Mais qu’en est-il d’Outlook?
Nous l’utilisons intensivement tous les jours, sans exception.
Comment gérer cela au mieux ?
Comment s’en sortir avec cette infinité de stimuli? Et la messagerie n’en est qu’un parmi des tas d’autres.
Pensez par exemple aux coups de téléphone et aux collègues qui vont et viennent dans le bureau.

J’ai récemment rendu visite à une équipe dont les membres, qui doivent souvent travailler en parallèle sur des dossiers et des plans géographiques, ont reçu un deuxième écran cette année. Croyez-le ou non, ce deuxième écran était toujours réservé à la messagerie électronique.
En sommes-nous vraiment arrivés là? Nos journées sont-elles conditionnées par notre messagerie?
Et pourquoi?

Nous occupons-nous encore de ce que nous avions prévu de faire, ou répondons-nous simplement à nos e-mails?

Autre facteur à ne pas sous-estimer: la pression engendrée par cet afflux de courrier. Répondre devient notre priorité, parce que dans notre esprit, notre correspondant attend fébrilement notre réponse. Nous pensons devoir être constamment connectés. Imaginez quelqu’un avec 800 e-mails non lus. Je ne serais pas étonnée de le voir débarquer, le mois prochain, avec un certificat médical.

Notre formation sur l’organisation personnelle du travail se compose d’une formation de base, d’un coaching intermédiaire et d’une formation finale. Le premier jour est consacré à la messagerie électronique, rien que la messagerie électronique.

Les participants ne ferment plus leur messagerie parce qu’ils en ont marre, mais bien parce que leur boîte de réception est vide. Sacrée différence, n’est-ce pas?
La formation est suivie d’une période de coaching, réellement indispensable. Nous abordons vos questions et préoccupations personnelles, cherchons ensemble une solution.

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Lies Deweer