Secteur public
Capital humain et Organisation

Commune d’Oosterhout

Faire mieux avec moins d’effectif

Défi stratégique

La commune d’Oosterhout souhaitait améliorer son service et moderniser sa gestion en économisant sur l’effectif par la même occasion.

Ses financements ont été réduits d’un quart par la hiérarchie et la crise a temporairement augmenté la demande en allocations. Pour joindre les deux bouts, les politiques d’Oosterhout ont conclu qu’il fallait réaliser des économies. C’est à l’organisation administrative qu’a été confiée cette mission.

L’ambition était de moderniser les processus de travail et de proposer un meilleur service aux citoyens, malgré les économies. « Nous voulions faire mieux, avec moins d’effectif », résume Mariska Asmus, directeur des moyens et services.

Approche

Le monde lean

L’ensemble du projet repose sur l’expertise Lean de Möbius: examen des processus afin de les alléger et de les rendre plus pertinents. Une tâche apparemment simple mais qui est loin de l’être : mesure de la charge de travail, établissement des horaires, analyse des tâches… Tout cela a permis à la commune d’Oosterhout, en tant qu’organisation, d’avoir une meilleure vue des tâches accomplies, ainsi que de la façon dont elles le sont.

Il vaut mieux suivre le mouvement

Depuis le départ, il était clair qu’il y avait des économies à faire sur les ETP. Il n’y a cependant pas eu de licenciements forcés. Certains collaborateurs étaient séduits par l’idée de diversification du travail, d’autres n’aiment pas trop les changements et préféraient rester là où ils étaient. Il a fallu expliquer à ces collaborateurs que le monde du travail évolue. Parfois, des fonctions disparaissent et il vaut alors mieux suivre le mouvement et rester flexible.

La bonne orientation

Orienter le service sur les éléments adéquats a permis de fortement augmenter le rendement et l’efficacité. Par exemple, on engage d’importants moyens dans un lieu où les citoyens ont la sensation d’être réellement aidés. Et il s’avère, en plus, que cela fonctionne beaucoup mieux.

Résultat

  • Dès la première année, les premiers bénéfices ont été récoltés et après 4 ans, les investissements seront entièrement amortis.
  • Après ces 4 ans, cette opération permettra chaque année une économie de 900 000 €.
  • Le service Travail & Revenu a réduit l’afflux en allocations de 34 % et augmenté les départs pour un travail régulier de 11 %. De plus, on est passé de 33 à 3 processus de travail.
  • Grâce au sous-projet Eerste Lijn, 6 produits sont d’ores et déjà traités au guichet. Des processus d’encadrement comme l’établissement d’un planning sur la base de la charge de travail et des flux de visiteurs, la gestion des performances, les enquêtes de satisfaction… sont à présent à l’ordre du jour.
  • Le courrier entrant est totalement numérisé (à l’exception de la publicité et des magazines) et 85 % du courrier sortant est également numérisé.

Orienter le service sur les éléments adéquats permet d'augmenter fortement le rendement et l'efficacité.

Mariska Asmus, Directeur des Ressources et Services
Commune d'Oosterhout

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