Biologie clinique: Modéliser les processus pour faciliter la consolidation

Pour soutenir la réalisation concrète du transfert d’activité prévu dans son plan médical, le Laboratoire du LHUB-ULB a fait appel à Möbius.
Tessa De Backer

Le LHUB-ULB réalise les activités de biologie clinique de plusieurs grands hôpitaux bruxellois: CHU Saint-Pierre, CHU Bruggman, Institut Jules Bordet, l’HUDERF et les CUB hôpital Erasme.  Pour cela, les activités des laboratoires se réalisent sur un plateau central à la Porte de Hal et trois autres centrs d’activité de première ligne à Anderlecht, Horta et Schaerbeek.

Pour concrétiser la consolidation des activités du Laboratoire, un plan médical a été défini, identifiant les transferts d’activité progressifs et nécessaires pour harmoniser l’activité sur l’ensemble des centres d’activité. Dans ce contexte, le LHUB-ULB a demandé à Möbius de modéliser les différents flux des tubes actuels et d’identifier les contraintes et opportunités de consolidation.

L’approche de Möbius pour ce type d’exercice ne se limite pas uniquement à la modélisation des différents flux des tubes, mais entend proposer un réel trajet participatif, réalisé avec les acteurs de terrain des laboratoires. Pour y arriver, Möbius s’est concentré sur quatre activités.

 

  1. La modélisation des flux des tubes actuels

Nous soulignons ici l’importance de définir au départ le niveau de détail qui est attendu. En effet, il est nécessaire de s’arrêter aux niveaux de détails pertinents dans le cadre de la centralisation et de l’harmonisation des activités. Pour cela, un regard externe est intéressant et permet de jeter un regard neuf sur les activités réalisées.

Parfois, cette modélisation ne rencontrera pas le besoin de certains acteurs du laboratoire qui voudraient documenter très minutieusement leur activité. Il convient donc dans ce cas de bien préciser comment ils pourront apprivoiser les flux modélisés, pour éventuellement les détailler par après, dans une démarche qualité requise pour l’accréditation ISO15189 du laboratoire par exemple.

 

  1. Quantifier les flux actuels

Nous nous sommes attelés à une tâche complexe : la caractérisation des types de tubes, la prise en compte des TaT (Turn-around-Time) et la quantification des flux à chaque point clef dans le pré-analytique, l’analytique et le post-analytique. Ceci est essentiel pour identifier les goulots d’étranglement dans les flux de tubes actuels, mais aussi les opportunités de centralisation en tenant compte de la capacité maximale des automates.

Cette quantification ne doit pas être sous-estimée, surtout en considérant les différentes structures de bases de données et paramétrages spécifiques entre les différents secteurs d’activité.

 

  1. L’identification participative des opportunités à la centralisation

Ensuite nous avons organisé des ateliers de travail interdisciplinaires et intersecteurs. En effet, l’avantage de tels ateliers est de permettre à différents acteurs de se rencontrer et d’échanger pour harmoniser leurs pratiques.

Ces sessions permettent d’une part, de valider les flux qui ont été modélisés et donner une vue de l’ensemble du flux et non pas uniquement d’un secteur concerné (ex : chimie corelab, coagulation, immunologie, …). Cela permet, d’autre part, une réelle discussion sur les opportunités et les contraintes liées à la centralisation des activités.

Par exemple : comment répartir la charge de travail pré-analytique sur tout le flux pour éviter des goulots d’étranglement au niveau du plateau central ? Quelles sont les contraintes en termes de conservation des tubes lié au transport vers ce plateau central ?

 

  1. La mise en oeuvre des opportunités et l’appropriation des mesures par les structures internes du laboratoire.

Dans ce cas-ci, les différentes opportunités ont été triées et priorisées et ensuite intégrées dans l’activité de différents groupes de travail. D’autre part, une synergie a été mise en œuvre avec le département qualité du laboratoire pour s’assurer que les différents flux modélisés soient bien mis à jour régulièrement et lorsque nécessaire.

 

Résulta

Avec les participants du projet nous avons modélisés et validés les différents flux actuels des tubes. Nous avons aussi réalisé un travail d’analyse en profondeur des structures des bases de données de chaque centre d’activité afin de proposer une quantification sur l’ensemble du flux intersite des tubes.

Enfin, les contraintes et opportunités à la centralisation ont été identifiées, classées et priorisées. Celles-ci ont donné lieu à l’identification de “projets”, dont le suivi de la mise en œuvre est réalisé dans des groupes de travail spécifiques.

Dans le cadre de la mission qui leur a été confiée, Möbius a proposé une approche structurée. Möbius l'a mise en œuvre à notre entière satisfaction en incluant les équipes de terrain et en réalisant un bilan avec celles-ci permettant d'évaluer, entre autre, la pertinence des données récoltées. Le résultat a rencontré nos attentes.

Jacques Vanderlinden - Directeur Gestionnaire
LHUB-ULB

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